Crédit photo : Agrume Agrume

Notre équipe est à la recherche d’un.e personne à la coordination administrative!

Raison d’être du poste

Le rôle de la personne titulaire au poste de coordination administrative est d’apporter son soutien à la direction générale et à la programmation et à l’équipe dans tous les aspects administratifs, opérationnels, financiers et gouvernementaux liés à la gestion de l’organisme.

La coordination administrative effectue également l’ensemble des tâches reliées à la comptabilité pour les quatre mandats inhérents à l’organisme soit les productions, le festival Mois Multi, la gestion des salles et les services professionnels.

Nous vous offrons :

  • Valeur de l’organisation : créativité, engagement, innovation, ouverture, collaboration. Nous offrons un climat de confiance valorisant les initiatives et le plaisir à travers le travail d’équipe !;
  • Horaire de jour, de semaine, 28h variable en fonction des moments clefs des activités (février-mars et septembre-octobre plus intenses), flexibilité pour les horaires en respect des échéanciers, conciliation travail-famille, possibilité de télétravail pour certaines tâches;
  • 10 jours de vacances pour le temps des fêtes et 4 semaines de vacances l’été dès la deuxième année;
  • Banque de maladie 10 jours et 9 jours fériés;
  • Salaire selon l’expérience et en fonction de l’échelle salariale en vigueur (dans la moyenne d’un OSBL artistique de notre catégorie);
  • Accès à certaines formations payées par l’employeur;
  • Reprise en temps pour les heures supplémentaires;
  • Possibilité d’assister aux activités et spectacles en salle gratuitement;
  • Repas durant le festival et activités d’équipes pour souligner quelques événements dans l’année;
  • De tous nouveaux bureaux très lumineux au centre-ville dans une coopérative artistique dynamique !

Votre rôle

  • Travailler en étroite collaboration avec la direction, le conseil d’administration, l’équipe, les pigistes et les artistes et offrir le support technique approprié tel que : préparation et envoi des formulaires, des versements, chèques, suivis des ententes contractuelles, mise à jour des documents et entrée des données;
  • Saisir les données relatives aux diverses redditions de comptes gouvernementales et pour la production d’analyse et de statistiques;
  • Être responsable du classement des documents et de l’archivage (admin. et comptable);
  • Faire le suivi budgétaire mensuel avec la direction générale et les bilans annuels pour les différents programmes de subventions;
  • Faire le suivi des comptes bancaires, la conciliation, le suivi des cartes de crédits, la gestion des feuilles de temps;
  • Réaliser l’ensemble des écritures comptables, le suivi avec les fournisseurs, clients et artistes, le suivi des facturations et réaliser l’ensemble des versements;
  • Préparer et transmettre les paies des employés, faire le calcul des retenus et réaliser les rapports de taxes de l’organisme;
  • Mettre à jour les documents corporatifs (procès-verbaux, déclaration d’immatriculation, états financiers, chartes, informations des différents portails gouvernementaux);
  • Préparer les documents à fournir au vérificateur comptable nécessaires à l’élaboration des états financiers et procéder à la fermeture de l’année financière (liste subventions à recevoir, perçues d’avance, factures à capitaliser, créances douteuses, etc.);
  • Compléter et remettre les T4 et Relevés 1 et les T4NR aux artistes étrangers;
  • Apporter son soutien à l’équipe en ce qui a trait à la révision des documents en général – documents administratifs (budgets, formulaires, programmes) et révisions linguistiques (demandes de financement, bilans, documents de présentations et autres documents officiels);
  • Soutenir la direction pour la préparation de différents documents pour le conseil d’administration, être présent aux rencontres du CA (parfois en soirée) pour la réalisation des procès-verbaux.

Compétences recherchées

  • Diplôme d’études collégiales en administration, en comptabilité ou équivalent ;
  • 2 ans d’expérience dans un rôle de gestion du cycle comptable complet, expériences dans les organismes à but non lucratif, dans les organismes culturels et dans les événements un atout;
  • Bonnes connaissances des normes du travail;
  • Connaissances approfondies du logiciel de comptabilité (SAGE) et des logiciels de bureautique (Suite Office, Microsotf 365, TEAMS);
  • Excellente connaissance des règles d’usage de la grammaire et de la rédaction française et anglais intermédiaire un atout;
  • Sens de l’organisation et des priorités, esprit d’analyse, rigueur;
  • Enthousiasme devant les projets, autonomie et facilité à travailler en équipe;
  • Être disponible parfois le soir et les fins de semaine afin de prendre part aux activités ainsi qu’aux réunions du conseil d’administration;
  • Diplomatie, courtoisie, sens de l’éthique.

Début du contrat : Le plus rapidement possible et selon entente, période de probation de 6 mois.

Lieu d’emploi : Bureaux de Recto-Verso – 541, rue de Saint-Vallier Est à Québec

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV ainsi qu’une lettre de motivation à la direction générale : melanie.bedard@mmrectoverso.org

DATE LIMITE : 30 MAI

Nous remercions toutes les personnes ayant présenté leur candidature. Cependant, seul.e.s les candidat.e.s retenu.e.s pour une entrevue seront contacté.e.s.

* La procédure de recrutement intégral respecte les principes d’équité et de non-discrimination en emploi.

Consultez l’offre d’emploi détaillée